Generalmente, dentro de nuestro rubro, se suele confundir un sistema administrativo con un ERP. En esta ocasión, queremos aclararte qué es un ERP y cuáles son las diferencias entre ambos.
Un ERP, por sus siglas en inglés «Enterprise Resource Planning» o Planificación de Recursos Empresariales, es un programa de software que ayuda a gestionar la parte comercial de una organización. Puede utilizarse para hacer un seguimiento de la cadena de suministro y de la información de inventario, gestionar la información de los clientes, hacer un seguimiento del tiempo de los empleados y de los registros de facturación, gestionar funciones contables como las cuentas por pagar, las cuentas por cobrar, la gestión de las nóminas, etc.
Un sistema ERP es algo más que una gigantesca base de datos: en realidad es un conjunto de aplicaciones integradas que funcionan juntas para ayudar a las empresas a hacer negocios. Las aplicaciones incluyen elementos como la gestión de las relaciones con los clientes (CRM), la gestión de la cadena de suministro (SCM), la gestión de activos empresariales (EAM), la gestión del ciclo de vida del producto (PLM), los sistemas de ejecución de la fabricación (MES) y otras herramientas diseñadas para ayudar a las empresas a funcionar sin problemas.
Es una solución de software integrada que ayuda a las empresas a gestionar sus actividades y funciones. El sistema suele utilizarse para racionalizar los procesos y mejorar los resultados empresariales, como la eficiencia, la rentabilidad y la satisfacción del cliente.
Los sistemas ERP han evolucionado a lo largo de los años para incluir los siguientes componentes:
- Gestión de datos: Esto incluye la integración de datos y las herramientas de gestión de la calidad de los datos que permiten a las organizaciones recopilar información de múltiples fuentes y luego consolidarla en un solo lugar.
- Gestión de procesos empresariales: Los procesos de negocio se automatizan para que puedan ser ejecutados de manera más eficiente y eficaz que cuando se hacen manualmente.
- Gestión de la cadena de suministro: Esta función permite a las empresas hacer un seguimiento de los pedidos desde los proveedores hasta los canales de producción, envío y venta. Además, les permite gestionar los niveles de inventario en diferentes ubicaciones para optimizar los costes tanto para ellas como para sus clientes.
- Gestión del capital humano (HCM): los sistemas HCM ayudan a las organizaciones a alinear mejor sus recursos humanos con la estrategia empresarial mediante programas de contratación y retención, al tiempo que automatizan las tareas de procesamiento de nóminas (como el cálculo de los importes de las horas extraordinarias en función de las horas trabajadas).
Los sistemas ERP existen desde la década de 1960, pero sólo recientemente se han convertido en una parte importante de las estrategias de negocio de muchas empresas. De hecho, en 2016, ¡el mercado de software ERP tenía un valor de 26.000 millones de dólares en todo el mundo!
Muchas empresas utilizan sistemas ERP porque les permiten optimizar sus operaciones y reducir costes. Por ejemplo, un sistema ERP puede ayudar a una empresa a reducir la cantidad de tiempo que le lleva a un empleado completar sus tareas, eliminando las tareas redundantes o proporcionando un fácil acceso a recursos como materiales de formación o manuales sobre la mejor manera de realizar sus funciones de trabajo de manera efectiva sin tener a alguien involucrado en múltiples departamentos cada vez que tiene preguntas sobre cómo algo funciona o dónde se encuentra algo, porque todo el mundo tiene acceso a ello en todo momento en lugar de tener una persona que sólo conoce ciertos aspectos de lo que ocurre dentro de cada departamento; por lo que si necesitas algo de otro departamento, entonces necesitas la ayuda de otra persona y, a menudo, esto significa delegar algo de trabajo en otra persona lo que se acumula con el tiempo y, poco a poco, decar la productividad.
Ahora, te estarás preguntando: ¿Cuál es la diferencia entre un ERP y un sistema administrativo? Te damos la respuesta.
Los sistemas ERP y los sistemas administrativos se utilizan para gestionar los múltiples aspectos de una empresa. Tanto los sistemas ERP como los administrativos tienen el mismo objetivo: ayudar a que una empresa funcione sin problemas y con eficiencia. Sin embargo, existen algunas diferencias clave entre ambos que pueden ayudarle a decidir cuál es el más adecuado para su empresa.
Ya conoces que ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning (Planificación de Recursos Empresariales), un término que se utiliza para describir un sistema que gestiona todas las actividades empresariales de una organización, desde los pedidos de venta hasta las consultas del servicio de atención al cliente. Ayuda a las empresas a agilizar sus procesos para que puedan tomar mejores decisiones con mayor rapidez.
Los sistemas administrativos no manejan tantos procesos como los ERP, pero son excelentes para llevar un control de cosas como los registros de los empleados o la gestión de inventarios. Los sistemas administrativos se utilizan para gestionar los detalles del día a día de la empresa. Incluyen cosas como la gestión de los horarios de los empleados o la gestión de las cuentas de los clientes.
Según Olga Martínez, en su artículo publicado en el Blog del Grupo Capem, algunas diferencias entre un sistema ERP y un sistema administrativo son las siguientes:
| Sistema administrativo | ERP |
| Requiere información de cada módulo y la reúne a través de interfaces para obtener reportes | La información se procesa de manera natural y en tiempo real. |
| Usualmente las personalizaciones son mínimas y no permite configurar el sistema a tu proceso. | Se puede ajustar por medio de flujos de trabajo a tus procesos de negocio. |
| Sirve como herramienta de captura de información. | Genera información para la toma de decisiones. |
| Busca cumplir con las funciones específicas de cada módulo. | Promueve los procesos de negocio integrados. |
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