Los avances tecnológicos que hemos tenido en los últimos años han contribuido de muchas formas a todas las empresas, y hoy en día con el auge de las tecnologías se empiezan a ser más habituales los trabajos vía remoto, hecho que implica que se ha empezado a subcontratar tareas que antes se hacían siempre dentro de la empresa. Es por ello que, las empresas cuentan básicamente con dos opciones, que dan lugar a las dos definiciones que tenemos de asistente virtual: por un lado, los asistentes humanos quienes se encargan de trabajar de manera virtual,es decir, en remoto, gracias a las tecnologías que permiten estar conectados desde cualquier sitio del mundo y, por otro lado, los asistentes de naturaleza virtual, conocidos como los robots que se dedican a realizar tareas de asistencia.
¿Qué son los asistentes virtuales humanos?
Este tipo de asistente virtual ha adoptado muchos nombres a lo largo de tiempo: desde asistente personal a personal assistant, secretaria/o, ayudante de dirección, executive assistant, office coordinator, entre otros. En concreto, se trata de una persona que se caracteriza por tener cualidades que le permiten ser polivalente, eficiente y organizada que lleva las tareas administrativas de la empresa, resuelve problemas operativos y reporta diariamente a mandos intermedios o directivos. Sus tareas pueden tener un rango de responsabilidad muy variado, desde llevar cafés a atender clientes.
Al emplear un abanico de herramientas informáticas muy diversas y complejas y trabajar las transacciones empresariales a velocidad vertiginosa, resulta habitual que este profesional de confianza se encuentre completamente desbordado o que, para la empresa, simplemente no sea rentable dedicar recursos “in-house” a tareas puramente administrativas.
Muchas empresas ya están optando por contratar a asistentes virtuales, que son generalmente trabajadores autónomos o freelance, para realizar tareas como atender llamadas, responder correos, atender a clientes con preguntas frecuentes, actualizar las redes sociales, traducciones, redactar y maquetar materiales comerciales, informar sobre ofertas, organización de viajes, reserva de salas, apoyo en la organización de eventos, creación de bases de datos etc.
Aunque l momento de solicitar empleo como asistente virtual, los contratistas suelen ser perfiles generalistas, sin embargo, algunas empresas empiezan a pedir que los asistentes virtuales tengan tendencia a alguna especialización, como, por ejemplo, marketing online o community manager.
¿Qué son los asistentes virtuales robóticos?
En algunas ocasiones este tipo de tareas son demasiado repetitivas y se pueden ejecutar fácilmente conectando uno o más sistemas, por lo que algunas empresas han decidido redirigir estas tareas de bajo valor a asistentes virtuales robóticos.
Un ejemplo de ello son los bots conversacionales o “chatbots”, programas que pueden atender mensajes o llamadas de clientes, responder a preguntas frecuentes, encontrar y ordenar información no estructurada y devolverla en lenguaje natural.
Una variante de estos chatbots serían los voicebots, algunos ya famosos por ser los asistentes personales del público general en sus teléfonos y ordenadores. Entre los más destacados encontramos a Siri, Cortana, Google Assistant o Alexa.
Estos asistentes virtuales, originalmente diseñados para el público general, se están empleando también en el sector corporativo, gracias al desarrollo de dispositivos especializados como Echo o Google Home.
Finalmente, es importante conocer que, de este modo, los bots pueden recibir órdenes directas en lenguaje natural y en formas verbales tipo “dime los resultados del último trimestre de la región EMEA” o “resérvame una sala para hoy a las 16 h” sin tener que escribir vía chat.
CimaSys se adapta a todas las necesidades de tu empresa.
Para conocer más sobre el sistema administrativo CimaSys y cómo implementarlo en tu negocio, contáctanos a través de los siguientes medios:
WhatsApp: +58 412-6273400
Correo electrónico: administracion@sistemacimasys.com
